Frequently Asked Question

Mail2Cloud Migration
Last Updated a year ago

English: see below

Am 24. Mai 2023 haben die Informatikdienste unsere Mailboxen in die Cloud verschoben. Das führt dazu, dass die Mail-Clients neu konfiguriert werden müssen. Falls der Zugriff nicht mehr funktioniert, kann nach der Migration mit der neuen Outlook Web App unter https://outlook.office.com/ auf die Mailbox zugegriffen werden (der Zugriff via https://mail.unibe.ch/ ist nicht mehr möglich). Die Anmeldung muss mit der E-Mail-Adresse im Format vorname.nachname@unibe.ch erfolgen. Bei Problemen mit der Anmeldung wird empfohlen, es in einem Chrome Inkognitofenster / Firefox privates Fenster / EGDE InPrivate-Fenster zu versuchen.

Je nach Client sind die Auswirkungen und Vorgehensweisen unterschiedlich. Darum bitte unbedingt die weitergehenden Informationen zur Migration lesen: https://mail2cloud.unibe.ch/. Bei der Einrichtung ist grundsätzlich Office365/Exchange/ActiveSync gegenüber IMAP zu bevorzugen. Die einzigen offiziell von Microsoft unterstützten Clients sind Outlook für Mac, Windows, Android und iOS.

Hinweise zur Mail-Quarantäne: Die zu strikte Quarantäne ist ein bekanntes Problem, auf welches wir aber keinen Einfluss nehmen können (siehe Punkt 10 im BEKO-Protokoll vom Mai). Der Filter sollte aber mit der Zeit lernen, welche Mails erwünscht sind.

Hinweise zu Outlook für Mac: Anders als in der Anleitung der Informatikdienste beschrieben, muss bei Outlook der Account voraussichtlich gelöscht und neu hinzugefügt werden. Das Update auf Office 365 ist ausserdem empfohlen.

Hinweise zu Outlook für Windows: Als Benutzername muss die E-Mail-Adresse im Format vorname.nachname@unibe.ch verwendet werden, falls noch campus im Benutzernamen enthalten ist, muss dies angepasst werden. Ebefalls zeigt Office 2016 teilweise Warnungen wegen fehlenden Office Updates an. Das Upgrade auf Office 365 ist so oder so empfohlen und löst das Problem, dazu "\\titania.unibe.ch\Software\Windows\Microsoft\Office\Office 365 & 2021\Office 365\Office365.exe" auszführen (deinstalliert automatisch Office, Project und Visio in den Versionen 2016 und älter).

Gemäss unseren eigenen Tests funktionieren folgende Clients ebenfalls:

  • Unter Linux empfehlen wir unbedingt Evolution zu nutzen: Einrichtung siehe https://support.space.unibe.ch/kb/faq.php?id=32
  • Gmail App unter Android: Exchange wählen, Einrichtung automatisch
  • Samsung Mail unter Android: Office 365 wählen, Einrichtung automatisch
  • Apple Mail: Microsoft Exchange wählen, Einrichtung automatisch -> Es wird die Verwendung von Outlook empfohlen
  • Mail App unter iOS: Microsoft Exchange wählen, Einrichtung automatisch

ENGLISH

On 24 May 2023, IT services moved our mailboxes to the cloud. This means that the mail clients will have to be reconfigured. If access no longer works, you can access the mailbox after the migration using the new Outlook Web App at https://outlook.office.com/ (access via https://mail.unibe.ch/ is no longer possible). Login must be done using the email address in the format firstname.lastname@unibe.ch. If you encounter any issues with the login, it is recommended to try it in a Chrome Incognito window / Firefox private window / EDGE InPrivate window.

The new setup of the clients can only be done after the migration. As long as access to the mailbox still works, no action needs to be taken. Depending on the client, the impact and procedures will differ. Therefore, it is essential to read the additional information regarding the migration: https://mail2cloud.unibe.ch/ (Google translation). When setting up, Exchange/ActiveSync should be preferred over IMAP. The only officially supported clients by Microsoft are Outlook for Mac, Windows, Android, and iOS.

Notes on the mail quarantine: The too strict quarantine is a known problem, but we cannot influence it (see item 10 in the BEKO minutes from May). However, the filter should learn over time which mails are desired.

Notes on Outlook for Mac: Contrary to what is described in the instructions from the IT services, the account for Outlook will probably have to be deleted and added again. The update to Office 365 is also recommended.

Notes on Outlook for Windows: The e-mail address in the format firstname.lastname@unibe.ch must be used as the user name; if the user name still contains campus, this must be adjusted. Also, Office 2016 sometimes displays warnings due to missing Office updates. The upgrade to Office 365 is recommended either way and solves the problem, simply execute "\titania.unibe.ch\Software\Windows\Microsoft\\Office\Office 365 & 2021\Office 365\Office365.exe" (automatically uninstalls Office, Project and Visio in versions 2016 and older).

According to our own tests, the following clients also work:

  • On Linux, we strongly recommend using Evolution: Setup instructions can be found at https://support.space.unibe.ch/kb/faq.php?id=32
  • Gmail App on Android: Choose Exchange, setup is automatic
  • Samsung Mail on Android: Choose Office 365, setup is automatic
  • Apple Mail: Choose Microsoft Exchange, setup is automatic -> Using Outlook is recommended
  • Mail App on iOS: Choose Microsoft Exchange, setup is automatic

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